[정기종 전 카타르 대사] 일본 유명작가 야마사키 토요코가 쓴 '불모지대(不毛地帶)'는 국내에도 상당수의 애독자가 있는 기업소설이다.
여성의 저작으로는 특별하게 해외 근무 중에 기업인이 겪는 치열한 경쟁과 정보 그리고 에피소드들이 담겨있다. 소설 속 주인공은 실존 인물로 업무와 보고서 작성에 현장 감각을 중요시하는 모습이 나온다.
주인공은 알려져 있듯이 태평양전쟁 당시 일제의 관동군 장교였다. 그리고 패전 후 소련군에 포로가 되어 시베리아 수용소에서 11년을 노역한 후 귀환한 경력을 갖고 있다.
이 때문에 더욱 일본 부흥의 강한 의지를 갖고 소속 기업에서 일할 수 있었을 것으로 짐작된다.
보고서 작성에는 시간이 걸리는 것이 사실이다. 더구나 해외출장의 경우에는 시간이 부족하고 환경이 불편하다. 마감 시간이 가까워지고 당황하게 되면 깊이 있는(In-depth) 보고서 작성이 어렵게 된다.
이 때문에 출장 전에 보고서 형식과 요지를 미리 작성해 두면 편리하다. 이후에 현장에서의 내용과 결과를 포함해 넣으면 시간을 절약할 수 있다.
보고서와 마찬가지로 서한(書翰)은 정부와 기업 모두에 있어서 중요한 기록문서 중 하나다.
개인의 명의로 발송되는 외교서한은 1 인칭 공한으로 불리고 공식문서로 분류된다. 프란시스 커딜라가 저술한 '비즈니스 영문서한사전'에는 서한의 특징을 다음과 같이 설명하고 있다.
Letters are manageable. 서한은 관리할 수 있다.
Letters minimize misunderstanding. 서한은 오해를 최소화한다.
Letters provide a reminder. 서한은 기억을 깨워준다.
Letters are usually cheaper. 서한은 비용이 적게 든다.
Letters project sincerity. 서한은 성의를 전해 준다.
보고서와 서한은 상황에 따라 형식이 정해져 있기 때문에 다양한 상황에 맞춰 쓰다 보면 작성요령을 얻을 수 있고 모범적으로 작성된 문안의 견습을 통해 문장력을 향상시킬 수 있다.
비서나 부하직원이 초안을 작성할 수 있지만 결국은 책임자가 최종마감을 해야 한다. 본인이 확인하고 수정하면서 비로소 최선의 문안이 만들어진다고 할 수 있다. 그렇지 않으면 발표할 때도 단순히 대독(代讀)만 하는 것이 된다.
통계 숫자는 단순한 합계보다 내용을 세분하면 좋은 보고서가 나온다. 각각의 사람마다 자신이 필요로 하는 내용과 관점이 있기 때문이다.
